Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 25.05.2007

Представляем Вам статью Ольги Тряховой - менеджера по управлению запасами крупного пищевого холдинга с опытом работы в логистике более 7 лет.

Постановка системы планирования в компании

Целью любого коммерческого предприятия является получение максимальной экономической выгоды от собственной деятельности на рынке. Для достижения этой цели мы должны найти оптимальное соотношение между спросом на нашу продукцию или услугу на протяжении времени, загрузкой имеющихся ресурсов и инвестициями в дополнительные ресурсы (оборотный капитал, производственное оборудование, люди, склады).В бизнесе, как по реке, можно плыть по течению без весла и периодически натыкаться на завалы и подводные камни, а можно вооружиться картой и веслом, взять боцмана и добраться до пункта назначения с наименьшими потерями. В качестве боцмана в бурном течении коммерческой и производственной деятельности лучше всего подходит планирование.

Как правило, планирование бывает долгосрочным (стратегическое планирование, в зависимости от сложности производства может колебаться от 3 до 15 лет), среднесрочным (призвано обеспечить соответствие спроса и ресурсов, от года до трёх) и краткосрочным (менее года).

При стратегическом планировании лидеры компании определяют исходя из сложившейся ситуации на рынке пути развития своего бизнеса, возможности расширения или интеграции, целевые рынки сбыта, целевую аудиторию.

При среднесрочном и краткосрочном планировании в каждый период времени на одну чашу весов мы должны положить прогноз продаж, на другую все наличные мощности (средства, с помощью которых мы хотим прийти к нашей цели). Как правило, необходимо несколько итераций, чтобы уравновесить весы. Что для этого нужно?

В первую очередь как можно более точно спрогнозировать спрос.

После этого мы должны правильно оценить имеющиеся для его удовлетворения ресурсы и ограничения: мощность оборудования, наличие сырья, возможности хранения и транспортировки, сроки и режимы хранения, стоимость наших талантливых сотрудников, стоимость обслуживания производственных площадок, содержания нашего замечательного офиса и т.д. Итогом этого этапа станет четкое понимание того, в какой период времени у нас достаточно ресурсов, в какой - избыточно и когда нам нужно искать дополнительные силы. Искать ли? На этот вопрос сможем ответить после того, как посчитаем, сколько мы заплатим за покрытие дефицита, и как такой расход отразится на нашей планируемой прибыли. В некоторых случаях бывает выгодней оставить часть спроса неудовлетворенной.

Итак, у нас есть прогноз продаж и оценка наших текущих возможностей. Если нам чего-то не хватает – рассматриваем различные стратегии восполнения дефицита. Сравниваем стоимость реализации каждой стратегии, выбираем оптимальную и вперед! Исполнять планы!

Как планирует свою деятельность Ваша компания? Существует ли план продаж? План производства, план закупок, график поставок, график ввода и вывода оборудования? План ввода в эксплуатацию нового склада? Есть ли четкое понимание у сотрудников, что от того, насколько корректно они отразили информацию при планировании, могут быть приняты верные или неверные решения о закупках оборудования, размещении производства, уровне товарного запаса, предполагаемой себестоимости вашей продукции?

Наши консультанты помогут разобраться, из каких этапов состоит планирование в вашей компании, и каким образом лучше выстроить эти непростые процессы.

А если на предыдущие вопросы Вы ответили утвердительно, можем перейти к следующему разделу.

Оптимизация методологии системы планирования и отчетности

У Вас есть система планирования, но каждый раз, когда Вы смотрите свою управленческую отчетность, результат оставляет желать лучшего? Запасы растут, при этом спрос неудовлетворен, репутация компании падает. Из отчета о прибылях и убытках вы вряд ли сможете понять, в каком месте цепочки вашего бизнеса есть слабое звено. Для того, чтобы не пришлось нанимать Пуаро для выяснения причин столь плачевной ситуации на предприятии должны быть введены контрольные показатели деятельности каждого подразделения, разработаны форматы отчетности и система мотивации персонала. Насколько грамотно будут выбраны эти показатели, настолько прозрачным будет Ваш бизнес в первую очередь для Вас.

Ответьте на вопрос: что делает каждый из 5 человек в вашем плановом отделе? Он пришёл утром на работу, испил чаю с приятелем из соседнего отдела, включил компьютер, вставил наушники и … сел планировать? Нет, формирует отчет по запросу производственного отдела. А чем занимается его коллега по отделу? Тоже отчет?? Для кого? Ааа, для транспортного отдела. А если сравнить эти два отчета? Так и есть – одни и те же цифры в двух отчетах – план продаж и факт продаж. Только у одного план и факт отражен в столбик, а у другого в строчку. Разный формат. Что же получается? Вы платите двум свом ресурсам за то, что они дублируют деятельность друг друга. Почему дублируют? Потому что начальнику производственного отдела удобней смотреть в строчку, а начальнику транспортного удобней смотреть в столбик? А теперь давайте-ка откроем и сравним эти два отчета. Баа! Да там разные цифры! Может, запрос сделан на разный период времени? Нет, параметры запроса на отчет абсолютно идентичны. В чем же дело? А дело в том, что сотрудник в наушниках, при составлении отчета заслушался Гайдном и пропустил строку в своей версии отчета. В результате транспортный отдел живет по своему плану, производственный отдел - по своему.

Чтобы избежать такой ситуации на Вашем предприятии необходимо оптимизировать существующую систему отчетности…

Возьмем пример, когда отчетность в порядке. Есть стандартные форматы, утвержденные на предприятии и единый источник, откуда берут отчеты сотрудники всех отделов. Вы в предвкушении поездки на Гавайи смотрите финансовый результат…. И ругаете на чем свет ваших менеджеров, которые только и умеют, что бла-бла-бла! Что же не так? Смотрим нашу регулярную отчетность по отделам. Делаем анализ отклонений нашего оптимального плана от плачевного факта. И понимаем, что за последние два месяца запланированные к продаже два товара не продаются вовсе. Резонный вопрос к отделу продаж: почему? Выясняем. Причина проста и понятна: при составлении плана забыли учесть план вывода продукции из ассортимента.

При составлении плана поставок не был учтен страховой запас, забыли про ввод нового оборудования и про то, что хотели начать развивать другое направление в бизнесе.

Как избежать этих и многих других разочарований? Как оптимизировать отчетность и избежать человеческих ошибок при ее формировании? Как описать и утвердить для предприятия единый подход к системе планирования? Что изменить в методологии планирования, чтобы планы стали более корректными?

И самый банальный, но наиболее актуальный для многих вопрос: как выстроить взаимодействие между отделами продаж, планирования (логистики) и производства таким образом, чтобы каждый выполнял свою функцию в процессе планирования производства и отвечал за результаты своей работы?

Вы не одиноки в ваших размышлениях – многие компании ищут ответ на те же самые вопросы. Наши консультанты помогут интегрировать опыт разных компаний, чтобы найти оптимальные ответы, подходящие именно Вам.

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru