Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от  12.11.2014

Наталия Морозова – с 1994 работает финансовым директором и главным бухгалтером в крупной экспортно-импортной компании. С 1999 – действующий член Института профессиональных бухгалтеров РФ. Отстаивая интересы компании, выиграла (самостоятельно, без помощи юристов) более 90 дел в арбитражных судах г. Москвы. С 2007 года проводит бизнес–тренинги. С 2010 года проводит семинары, повышающие квалификацию главных бухгалтеров. С 2012 года проводит стратегические сессии для собственников бизнеса. Участник команды "Михаил Рыбаков и Партнеры". Автор книги «Об «упрощенке» за рюмкой чая» (отзыв). Имеет два высших образования (техническое и экономическое).
Наталия: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Наверное, каждый собственник хочет понимать финансовое состояние своего бизнеса в любой момент времени. А также, анализируя динамику различных финансовых показателей, видеть, куда движется его компания и принимать правильные управленческие решения.

Собственно для этого-то и существует управленческий учет. Управленческий учет (УУ) абсолютно достоверный. Он гибкий и создается под потребности каждой компании. Он всегда индивидуален. Вы можете самостоятельно решить, какая точность вам нужна, в какой валюте вы ведете УУ (это не налоговый и бухгалтерский учет, где обязательна валюта РФ, для себя можете вести хоть в швейцарских франках).

Главное в УУ его достоверность и адекватность. Как сказал один из участников моего бизнес-лагеря на Угре в 2013 году: "УУ – это как приборная доска у автомобиля. Видно, с какой скоростью едешь, насколько бензина хватит, не пора ли масло менять…" Это очень образно и верно.

УУ - мощнейший инструмент для наведения и поддержания порядка в бизнесе, а также очень точный индикатор для отслеживания происходящих в нем (бизнесе) изменений.

Анализ данных УУ служит основой для принятия оперативных управленческих решений. С помощью УУ можно увидеть реальные показатели компании (прибыль, рентабельность и т.д. по каждому из направлений бизнеса), оценить ликвидность компании в целом. А главное, отслеживать динамику.

Например, прибыль в компании по сравнению с прошлым месяцем по одному из направлений бизнеса упала. Анализируем, из-за чего. Может быть, упали продажи (тогда это вопрос к менеджерам), а, может быть, выросли закупочные цены, и тогда уже надо посмотреть почему. И решать, что делать: надо ли повышать отпускные цены (не заметили, что цены на рынке выросли) или ваш снабженец плохо работает, не находя оптимальных цен. Сразу же возникает вопрос "почему". Ленив – тогда можно мотивировать, а если откаты берет – тогда гнать в шею. Возможны и другие причины.

Уменьшение прибыли возможно и из-за возрастания накладных (косвенных) расходов. Вы посмотрите, какие именно накладные расходы выросли и проанализируете почему. А потом решите, что с этим делать.

Допустим, вы решаете, что УУ вам нужен. В этот же момент встает известный вопрос: "С чего начать?"

1. Посмотреть несколько программ для ведения УУ (на базе "1С" и не только). Надо понять, что нравится и подходит для решения Ваших задач. УУ - индивидуален для каждой компании, поэтому универсальную программу УУ покупать не советую. Очень много лишней информации и трудно дописывать под конкретные, нужные именно Вам задачи.
2. Узнать цену вопроса. Если эти расходы подъемны для Вашей компании, можно продвигаться дальше. Кстати, в эту пятницу на Практикуме я расскажу о программах, которые лично мне нравятся; более того, одну из них можно будет "пощупать" во время обеденного перерыва.
3. Продумать, где будет находиться база УУ. Это очень важных вопрос. Это конфиденциальная информация, и ее надо максимально надежно защитить.
4. Решить, кто будет вводить конфиденциальную информацию.
5. Определиться с датой "Ч", т.е. с какой даты начинаем вести УУ. Понятно, что чем больший период придется вводить задним числом, тем больше усилий будет затрачено, но и возможности для анализа при этом возрастут.
6. Восстановить картину мира на дату "Ч". А вот это - задача нетривиальная. Надо создать реальный баланс на эту дату.

Пример баланса (в тысячах рублей):

Актив			Пассив
Внеоборотные активы:	6 350		Собственный капитал:	3 263
Оборотные активы:	13 450		Уставный капитал	10
			Нераспределенная прибыль	3 253
Запасы, в т.ч.	9 479		Долгосрочные обязательства	10 000
материалы	164		Кредиты	10 000
покупные товары	9 015		Краткосрочные обязательства	6 537
основное производство	300		Займы организаций	1 650
Дебиторская задолженность, в т.ч.	3 919		Займы учредителей	500
поставщики	654		Кредиторская задолженность, в т.ч.	4 387
покупатели	3 265		поставщики	1 356
Денежные средства, в т.ч.	52		покупатели	752
расчетный счет	52		перед персоналом	1 400
			взносы	420
			налоги	459
Валюта баланса	19 800		Валюта баланса	19 800

Фотография Активов и Пассивов в любой момент времени это и есть Баланс, который сходится. Всегда.

Подробнее о балансе, о том, что представляют собой пассивы, оборотные и внеоборотные активы, Вы можете прочесть в статье «Ловушки для тех, кто не любит считать».

Итак, находим и заносим все Активы (Активы - это все, чем владеет компания):

• Это остаточная стоимость основных средств и НМА, притом по вашему мнению, а не по данным из "белой" бухгалтерии. Ваше мнение по поводу срока использования какого-нибудь дорогого компьютера может не совпадать со сроком, который указывает государство, и в этом случае, взяв остаточную стоимость из официального баланса, вы уже исказите данные УУ. А этого делать не надо. Для себя же делаем, так пусть правда будет.
  
• Материалы, покупные товары, основное производство. Если данных много, то они переносятся программными средствами из тех баз, в которых они хранятся (1С-Торговля, 1С-Производство). При этом хорошо бы провести инвентаризацию, чтобы в новую программу УУ не попало, то, что давно уже пропало (заодно разобраться «куда ж оно делось?»). И, наоборот, должно попасть все то, что не числится, а в наличии имеется.
  
• Вся реальная дебиторская задолженность. Вспомнить всех, кто вам должен. Поставщики, покупатели, сотрудники, учредители, государство и т.д.
• Денежные средства. Ценные бумаги, деньги на расчетных счетах и в кассах.

Итак, мы собрали все активы. Их сумма называется "валюта баланса". В нашем примере это 19 800 тыс. руб.

Теперь формируем вторую часть баланса: Пассивы. По своей сути Пассивы - это источники Активов. Итак, вносим уставный капитал, наши обязательства (долгосрочные и краткосрочные) по кредитам и займам, а также все наши задолженности: перед поставщиками, покупателями, персоналом, учредителями, государством, и т.д. и т.п.

Здесь есть одно очень стрёмное место, на котором пытались ошибиться многие из моих клиентов, а именно - займы учредителя. Как правило, на заре деятельности, компании постоянно не хватает свободных денежных средств. И эти средства берутся у учредителя (учредителей). Размер средств, которые вносились на расчетный счет через займы учредителя (обычно беспроцентные) сложностей не вызывают, т.к. отражаются в официальном бухгалтерском учете, а вот все остальное. Вспомнить все наличные суммы, которые давал учредитель на самые разнообразные нужды и которые компания ему не вернула... Обычно бывает сложно, но ведь не невозможно же. :)

А теперь еще одна ситуация: работающий учредитель. Начислял ли он себе зарплату, за прошедшее время? Притом именно в том размере, в каком бы она начислялась наемному сотруднику его квалификации, а собственник бы в это время не руководил компанией, а отдыхал где-то в красивых местах? Если нет, то считаем эту сумму, вычитаем из нее деньги, которые взял учредитель, думая, что это дивиденды. И, если взял он меньше, чем заработал, то эта разница также попадет в пассив (либо в займ учредителя, либо в задолженность перед ним же по оплате труда). Смотрим чему равна сумма пассивов. Если она меньше валюты баланса, то "Ура", у нас есть нераспределенная прибыль, сумму которой мы и заносим в отведенную для нее строку (в нашем примере она равна 3253 тыс. руб.). А если наоборот? Тогда все плохо, вносим разницу между суммой активов и пассивов в ту же строку "нераспределенная прибыль", но уже со знаком "минус".

Нет у нас нераспределенной прибыли, есть один "непокрытый убыток".

Продолжение следует...

Искренне Ваша, Наталия Морозова.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления финансами?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • "Эффективное управление финансами" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
  • "Проверки в компании" (1 день, проходит дважды в год на выезде)
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

Отзывы:

• Видео-отзывы участников бизнес-лагерей по управлению финансами
• Клиентов о результатах работы с нами

Сергей Климов, собственник компании «Люкс-проект», предоставление услуг в сфере проектирования, Якутск:  бизнес-лагерь "Эффективное управление финансами для посвященных" или "Встреча друзей" Дахаб-2014

"В этот раз приехал на курс Наталии Морозовой «Встреча друзей» - последующий курс, для тех кто уже проходил "Управление финансами".

Год назад я посетил первый курс Наталии Морозовой. Много что для себя почерпнул. И за год мы в компании начали внедрять программу управленческого учета.

Также летом принял участие в двухдневных курсах Наталии Морозовой, и мы оценили разработки, которые были сделаны, и вот сейчас мы уже начали проектировать эту новую ступень, и уже вопрос стоит о внедрении программных продуктов. Надеюсь, что это позволит вывести компанию на эффективный уровень. И, конечно, все начинается с денег.

Такие курсы очень полезны, очень практичны. На бизнес-лагере мы, как правило, используем все данные конкретного предприятия. И все участники предоставляют свои варианты, это все обсуждается, и в этом большая ценность.

Поэтому я очень рад. И надеюсь, что в будущем буду принимать участие."

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru