Содержание выпуска:

• Тема выпуска. Статья Михаила Рыбакова "Совещания: полезный инструмент или растратчик вашего времени?"
• Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве

Тема выпуска. Совещания: полезный инструмент или растратчик вашего времени?

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант, бизнес-тренер, соучредитель компании Just Consulting.

Статья специально написана для данной рассылки.

В этом выпуске как, впрочем, и всегда, - исключительно мое авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам

В день заседаний на двадцать
надо поспеть нам.

Владимир Маяковский. Прозаседавшиеся

Как-то я проводил тренинг по тайм-менджменту в Курске на заводе одной одной весьма уважаемой мировой компании. Мы активно изучали приемы управления своим временем: как служебным, так и личным.

И вот, ближе к концу тренинга, я дал задание участникам - руководителям среднего звена - выписать задачи, которые они обычно выполняют в течение рабочего дня. А затем оптимизировать их, основываясь на приоритетах задач (мы как раз пошли эту тему).

И тут подходит ко мне один из участников, протягивает свой листок, и говорит: "Посмотрите! Что Вы тут сможете оптимизировать?" Смотрю: а там - ба! - 5 (ПЯТЬ!) совещаний, которые занимают ВЕСЬ ДЕНЬ - с утра до вечера!

И тут я понял, что если все оставить как есть - ничего не изменится. И все оставшееся время мы занимались тем, что разрабатывали алгоритмы того, как же высвободить время руководителей для решения иных задач, множество которых руководители решали в вечернее и ночное время.

Бывало ли в вашей работе, что:

• вы порой вынуждены участвовать в совещаниях, на которых хочется уснуть, а после обидно за бесцельно потраченное время?
• ваш вопрос так и остался нерассмотренным, хотя все время было растрачено на обсуждение мелочей?
• все долго обсуждали какую-то тему, бились каждый за свой вариант решения, а после со крипом сформированный план действий так и не был воплощен в жизнь?
• И т.д. и т.п.

Конечно, в наше время занять себя на совещании можно. Например, один из рекламных баннеров "Одноклассников" так и говорит: если мол заскучал на совещании - не грусти, Одноклассники теперь на твоей мобиле. Можно жить и так: не решать проблему, прятать голову в песок. Как говорят уставшие от жизни люди, "день прошел - все к смерти ближе". Но если у вас в этой жизни много планов, то наверное стОит раз и навсегда разобраться с таким безжалостным поглотителем времени как совещания.

Итак, как сделать так, чтобы совещания работали на пользу участников и компании в целом, а не были обузой? На эту тему много всего сказано, однако главный вопрос: что делаете именно вы и насколько вам это помогает?

Далее я предложу Вам набор конкретных шагов. Их цель - сделать Вашу работу продуктивнее, освободить время для других интересных задач. Одна просьба: при воплощении не будьте формалистами: примеряйте тот или иной пункт к себе, адаптируйте. Иначе любая разумная идея может погрязнуть в пучине бюрократии.

Во-первых, к совещанию нужно готовиться. А именно:

• Поставить цель совещания, лучше письменно. Если их несколько, то проранжировать в порядке убывания приоритета: время на все может не хватить. Если вопросов слишком много - часть перенести на следующий раз: это сэкономит усилия по подготовке и избавит вас от неоправданных ожиданий.
• Выбрать/назначить ответственного за организацию совещания. Именно от него зависит успех подготовки.
• Определить список будущих участников и оповестить их. С одной стороны участников должно быть как можно меньше, с другой - все люди, действительно причастные к теме, должны участвовать. Иначе у них не будет мотивации исполнять решения совещания.
• Разработать и согласовать с будущими участниками повестку. Иначе можно упустить важное, а время растратить по мелочам.
• Назначить четкое время, т.е. не "примерно в 2", а например, в 14.15.
• Каждому участнику подготовить свои мысли по тем пунктам повестки, за которые от отвечает. Лучше изложить их письменно, а затем распечатать на всех участников или презентовать в PowerPoint.
• Зарезервировать помещение, убедиться, что готова техника и другие моменты (бумага, ручки; кофе, если у вас это принято).

Можете подготовить чек-лист, а потом просто проходить по нему и ставить "галочки": это сильно ускоряет процесс и позволяет "не изобретать велосипед".

Во-вторых, грамотно совещание проводить:

• Грамотно начать
  • Поприветствовать друг друга
  • Напомнить всем цель (цели) встречи, кратко пройти повестку, при необходимости скорректировать и утвердить.
  • Выбрать лидера, который будет вести совещание. И, при необходимости, того, кто будет вести протокол (это может быть и сам лидер)
  • Установить регламент
• Затем по каждому вопросу:
  • Выяснить мнение каждого участника (отдельно эмоции и факты)
  • Принять принципиальное стратегическое решение. Важно, чтобы ВСЕ приняли решение не только формально, но и внутри себя, а то при исполнении будут "держать фигу в кармане"
  • Разработать конкретные шаги
  • Распределить ответственность, определить сроки
  • Занести решение в протокол, причем озвучивая его, иначе потом окажется, что многие "не услышали" или "не так поняли"
• Завершить совещание
  • Резюмировать итоги, проработать возможные возражения
  • Поблагодарить участников
  • Договориться о следующих контактах
  • Попрощаться

Ну и, наконец, обеспечить реализацию выполненных решений:

• Разослать всем участникам протокол по мейлу в течение нескольких часов после встречи
• Контролировать исполнение принятых решений. Желательно, чтобы в компании совещания проходили не от случая к случаю, а в рамках четкого механизма:
  • Есть заранее определенный день и время проведения совещаний: это дисциплинирует.
  • Каждый вопрос проходит определенные стадии решения. Например: "проблема", "запланированное действие", "реализуется", "завершенное". Хорошо, если это поддержано некой информационной системой, к которой имеют доступ ключевые люди компании: при этом не будет "зависших" проблем и решений.
  • Каждую встречу рекомендуется начинать с обзора решений прошлого совещания, решения возникающих сложностей. По мере решения задач они меняет свой статус по вышеописанной последовательности.
  • По каждому решению есть ответственный и срок.

Теперь о практической реализации. Случается так, что если Вы что-то делаете новым, непривычным для себя образом, в первый раз результаты оставляют желать лучшего. Это нормально, и нет другого пути к повышению своей эффективности, кроме как брать новую хорошую методику, применять к себе, пробовать, улучшать, снова пробовать. И уже вскоре результаты превзойдут ваши ожидания!

Итак, все хорошо. Вы оптимально организуете и проводите совещания, контролируете принятые решения. Однако это еще не все.

• Важно проводить совещания в определенной манере: такой, где люди чувствуют себя не провинившимися школьниками или марионетками, а полноправными участниками.
• А еще полезно знать некоторые методики, которые позволяют находить творческие нестандартные решения задач. И таких методик на сегодняшний день немало.
• Кстати, а как быть, если организатор совещания - не вы. Вы "просто участник", и отказаться вам не представляется возможным. А там все "тянут и тянут резину"… Неужели все так безнадежно?

Но об этом - в следующих выпусках рассылки. А пока - пишите, задавайте Ваши вопросы.

Успехов вам в ваших совещаниях!

***

Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве:

• 6, 13 апреля (по воскресеньям): тренинг Михаила Рыбакова "Карьера". Запись по телефону: 463-44-85 (учебный центр Синтон)
  На тренинге Вы найдете для себя ответы на вопросы:
  • Кем я хочу и могу быть?
  • Как этого добиться?
  • Как получить интересную и денежную работу? (написание резюме, прохождение собеседований и т.п.)
  • Как обеспечить себе быстрый и устойчивый карьерный рост?
  • Как совместить УСПЕШНУЮ РАБОТУ и СЧАСТЛИВУЮ ЖИЗНЬ?
• 14-16 апреля (понедельник-среда): тренинг «Управление проектами». Системный взгляд на проекты, 70% времени – практические упражнения. Тренинг регулярно проходит с 2002 года, и за это время его участниками стали более 500 человек из таких компаний как Jurby Watertech International, Saint-Gobain, SHL, Альфа-банк и Альфа-Страхование, Альянс-Пром (ГК Альянс), Астана-недвижимость, Гарант, Интеко, Иркутский алюминиевый завод (СУАЛ-холдинг), Иркутскэнерго, КазМунайГаз НК, Крост, РЖД, СО – ЦДУ ЕЭС, ТатОйлГаз НК, ЮКОС НК и многих других. Вы можете ознакомиться с отзывами участников, а также со статьями тренеров курса:
  • Михаила Рыбакова, Сертифицированного Специалиста по Управлению Проектами (Certified Project Management Specialist), IPMA.
  • Оксаны Клименко, имеющей многолетний практический опыт создания с нуля и внедрения в крупном холдинге Корпоративной системы управления проектами.
• 17-18 апреля (четверг-пятница): тренинг «Управление проектами в Microsoft Project». Использование MS Project позволяет Вам сделать планирование и контроль проекта наглядным и прозрачным, повысить продуктивность Вашей работы. Тренинг проводят Михаил Рыбаков и Оксана Клименко.
• 24-25 апреля (четверг-пятница): тренинг «Построение проектного офиса в компании». Цель - научить участников выстраивать и оптимизировать работу проектного офиса компании. Тренинг основан на практическом опыте авторов в реальном бизнесе и консалтинге. Проводят Оксана Клименко и Михаил Рыбаков.

Также смотрите полное расписание.

Каждый 3-ий участник от Вашей компании - БЕСПЛАТНО! Предложение действительно для всех тренингов (кроме "Карьеры") при условии участия бесплатного участника в тренинге в те же даты, что и платных.

Присылайте заявки! Подробности на сайте WWW.MRYBAKOV.RU и у наших менеджеров: +7 (910) 446-97-14.

***

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог
Сертифицированный специалист по управлению проектами (CPMS, IPMA)
Старший партнер компании Just Consulting
WWW: http://mrybakov.ru
E-Mail:
Тел.: +7 (910) 446-97-14

Новости

16 мая 2012 года

• Что Вы делаете этим летом? Предлагаю Вам провести его с пользой для своего бизнеса и удовольствием.
  Мы открываем набор участников в наши бизнес-лагеря для собственников бизнеса и руководителей. Начало августа, Калужская область, национальный парк Угра. Хорошо приезжать с семьями.
  Этим летом лагерей будет целых пять:
  - Пятый основной бизнес-лагерь "Как навести порядок в своем бизнесе и в коллективе"
  - Второй бизнес-лагерь "Создание системы маркетинга и продаж"
  - Бизнес-лагерь "Система и технология управления людьми в бизнесе"
  - Бизнес-лагерь "Эффективное управление финансами"
  - Бизнес-лагерь "Дизайн жизни собственника"
  Ведущие - консультанты из команды "Михаил Рыбаков и Партнеры", эксперты с 10-летним и более опытом в реальном бизнесе и управленческом консультировании собственников.

10 мая 2012 года

• Для небольших компаний мы запускаем новую услугу: объединенные рабочие сессии по наведению порядка в бизнесе для 3-4 компаний. Таким образом, наши услуги становятся рентабельными для малого бизнеса. Пишите-звоните, чтобы уточнить условия проведения.

6 мая 2012 года

• Вчера завершился поддерживающий лагерь для наших клиентов. Лагерь прошел на базе отдыха в районе подмосковных Луховиц, на свежем воздухе. За время лагеря на окружающих деревьях распустились цветы. Тамошние птицы так к нам привыкли, что перестали нас бояться: в последний день дятел выбивал свою дробь прямо у нас над головами ;)
  Участвовали наши давние клиенты (уже почти друзья) - представители 4 различных компаний из Липецка, Москвы, Рязани, Санкт-Петербурга. Решали разные вопросы:
  -  распределение ролей и взаимодействие между управляющей компанией и дочерними обществами в телекоммуникационном холдинге
  - взаимоотношения между учредителями компании (бизнесу около 10 лет), формирование видения будущего
  - систему продаж и проблему найма адекватных продажников в компании-импортере
  - управление творческим коллективом звезд-профессионалов 1С.
  Все участники остались довольны. Такая регулярная поддержка (раз в полгода) помогает собственникам и топам быстро продвигать бизнес вперед.
  На будущее решили проводить подобные мероприятия в конце апреля в Черногории (в этот раз проводили в Подмосковье из-за трудностей с авиабилетами).

17 апреля 2012 года

• В апреле мы запустили несколько новых проектов по наведению порядка в бизнесе наших клиентов:
  - один из крупнейших игроков на российском рынке строительства каналов связи (в т.ч. для сотовых операторов «большой тройки»), свыше 1200 сотрудников
  - одна из крупнейших кондитерских компаний Украины (более 800 сотрудников)
  - крупная белорусская мебельная фабрика (свыше 600 сотрудников, продажи по всему СНГ)
  - крупнейшая электромонтажная компания Карелии.
  Также мы провели множество поддерживающих сессий у давних клиентов, вводных 2-часовых консультаций и пр.

30 марта 2012 года

• Мы провели в Москве третью конференцию «Как навести порядок в своем бизнесе», в которой приняли участие более 200 бизнесменов и топ-менеджеров со всей России и СНГ.
  В отличие от наших прошлых конференций на этой выступали только участники команды «Михаил Рыбаков и Партнеры» - топ-менеджеры и консультанты собственников бизнеса с 10-летним и более опытом. Я, Михаил Рыбаков, горжусь каждым участником нашей команды. Доклады действительно полезные и нетривиальные.
  Вот видео-ролик о том, как проходила конференция. Вы можете купить ее профессиональную видео-запись.

19 февраля 2012 года

• Вчера мы завершили бизнес-лагеря для собственников и руководителей в Дахабе (Египет). На сей раз лагеря было 2:
  - Четвертый основной бизнес-лагерь по наведению порядка в бизнесе и коллективе. В нем приняли участие 33 человека из разных отраслей и городов СНГ. Смотрите видео-отзывы участников и фотографии.
  - Бизнес-лагерь по созданию системы маркетинга и продаж. Было 19 участников - в основном наших давних клиентов. Вот видео-отзывы и фотографии.
  Все получили пользу по бизнесу и остались счастливы от дней, проведенных в Дахабе в хорошей компании. Многие освоили активные виды отдыха: серфинг, кайтинг, дайвинг, фри-дайвинг. Некоторые даже спрашивали, почем в Дахабе дома ;)
  Следующие бизнес-лагеря пройдут летом этого года на природе в национальном парке Угра (в Калужской области). Тем будет еще больше.

30 января 2012 года

• За прошедшие месяцы было много интересных проектов по наведению порядка в бизнесе:
  - в 2 крупных производственных компаниях, лидерах своих отраслей: производство искусственного отделочного камня и напольных паркетных покрытий
  - в крупном интернет-магазине: торговля брендовой одеждой со скидками
  - в холдинге: типография и производство пластиковой тубы
  - в крупной компании, оказывающей услуги по бронированию гостиниц, организации конференций и пр.
  Также провели несколько встреч Бизнес-клуба Михаила Рыбакова, множество 2-часовых консультаций и пр.

17 октября 2011 года

• Мы провели поддерживающий лагерь в Черногории для наших клиентов. Солнце, море и купание в середине октября - это счастье!
  Приехали 15 владельцев компаний из разных городов России и Украины. Очень приятно было вновь встретиться с участниками прошлых бизнес-лагерей, познакомиться с теми, кто работает над своим бизнесом по моей книге.
  Участники проработали свои вопросы, например:
  - бизнес-процессы описаны, но почему-то не внедряются
  - персонал сопротивляется нововведениям
  - нет понимания между партнерами, поддержки от членов семьи в семейном бизнесе
  - не хватает собственной мотивации развивать бизнес
  Главной темой лагеря стало: как подчинить свою компанию своей же воле. А с другой стороны - как сделать так, чтобы все перемены шли на энергии не только владельца, но и всего коллектива, как сделать работников своими союзниками в развитии компании.
  Вот видео-ролик о лагере >>>. А вот фотографии >>>.
  Следующий поддерживающий бизнес-лагерь пройдет в апреле или мае 2012 года в Черногории там же: в городе Херцег-Нови на берегу Которской бухты. Место прекрасное. Планируйте заранее.

15 августа 2011 года

• Мы приглашаем наших клиентов в поддерживающий лагерь в Черногории 11-15 октября 2011 года. Лагерь для своих - тех, кто прошел базовый лагерь или с кем мы работаем в корпоративном режиме. В поддерживающем лагере практически не будет жесткой программы обучения. Все время вы будете работать над решением своих актуальных задач и проблем, связанных с изменениями в бизнесе, например:
  - сопротивление персонала, как активное, так и скрытое
  - назревшие конфликты в команде
  - отношения между акционерами
  - мотивация сотрудников на изменения
  - управление компанией в переходном периоде
  - и самое главное: личные навыки шефа, которые помогут ему через это пройти, провести свою компанию и выйти из изменений здоровыми и успешными.
  Мы, ведущие, и группа поможем вам в этом. Вы не останетесь со своими изменениями один на один.
  Если Вы самостоятельно работаете по технологиям, описанным в моей книге и моих дистанционных курсах, и хотите принять участие в поддерживающем лагере, напишите мне, расскажите о проделанной работе, достижениях и проблемах - обсудим возможность Вашего участия.

12 августа 2011 года

• Завершился базовый бизнес-лагерь для владельцев бизнеса и руководителей на Угре, который мы провели с Александром Сорокоумовым и командой наших консультантов: Ольгой Пайвиной, Натальей Мудрик, Александром Шлигерским. Среди гостей лагеря были ведущие эксперты России по логистике, маркетингу, управленческому учету. Приезжали руководители Московского клуба предпринимателей: Аркадий Лопухов и Людмила Лунькова.
  Участниками лагеря стали 37 владельцев и топ-менеджеров компаний из городов: Алматы, Астана, Барнаул, Верхняя Пышма, Верхняя Пышма, Великий Новгород, Владимир, Вологда, Екатеринбург, Ереван, Ижевск, Киев, Краснодар, Красноярск, Лабытнанги, Магнитогорск, Москва, Нижнекамск, Нижний Новгород, Курган, Одесса, Пермь, Ростов-на-Дону, Санкт-Петербург, Сыктывкар, Рязань, Тараз (Казахстан), Тула.
  Отрасли: HORECA, безопасность, веб, ИТ, клининг, недвижимость, инвестиции, климатическое оборудование, консалтинг, общественное питание, охрана, полиграфия, реклама, ритейл (продукты, промтовары, цветы), торговля, страхование, строительство, телекоммуникации, транспорт, услуги спецтехники, фармацевтика, энергосервис и пр.
  Масштаб бизнеса: от ИП до более чем 2000 сотрудников (участвовали владельцы 3 крупных холдингов).
  Многие участники лагеря планируют пригласить нас в свои компании для помощи во внедрении изменений и/или приедут к нам в Черногорию.
  Фотографии здесь. Фильм о лагере будет несколько позже.
  Рекламный ролик, снятый участниками прямо в лагере. В главной роли - владелец рекламируемой компании :)

Весна-лето 2011 года

• У нас идет много корпоративных проектов. Почти не вылезаю из самолетов и поездов. Среди клиентов:
  - крупный холдинг из Вологды (HORECA),
  - крупнейшая в мире компания по прокату плазменных панелей,
  - крупнейшая компания в Удмуртии по продаже и обслуживанию техники для активного отдыха,
  - телекоммуникационный холдинг (Рязань, Брянск, Липецк и др. города)
  - частный банк из Москвы, работающий с малым и средним бизнесом,
  - одна из крупнейших в России компания по продаже компьютерных комплектующих,
  - одна из ведущих компаний Москвы по оптовой и розничной продаже мебели,
  - компания по продаже и установке систем безопасности и другие.
  Всем им мы помогаем навести порядок в бизнесе.
  Также провожу открытые мастер-классы. За последнее время - в Ижевске, Улан-Удэ, Якутске. В Якутске провел несколько дней на великой сибирской реке Лена.
  Провел множество первичных 2-часовых консультаций, в основном по скайп.
  Выпустил 3-ий тираж своей книги "Как навести порядок в воем бизнесе".

18 апреля 2011 года

• Завершился базовый бизнес-лагерь для владельцев бизнеса и руководителей в Москве, который мы провели с Александром Сорокоумовым. В нем приняли участие 27 бизнесменов из разных городов России. Что приятно - масштаб бизнесменов, которые к нам приезжают, неуклонно растет. Например, у нас в лагере был хозяин крупнейшей в мире компании по прокату плазменных панелей, владелец завода с Украины, владелец банка с Рублевки и другие интересные люди. Вот видео-отзывы участников.

17 февраля 2011 года

• Путешествие Гонконг – Сингапур успешно завершилось. У меня масса впечатлений, картина мира сильно расширилась. По итогам поездки я написал статью "Гонконг, Сингапур, Россия. Впечатления и размышления". А вот фильмы, снятые в поездке: Гонконг и Макао, Сингапур. В будущем будем участвовать в новых путешествиях Бориса Польгейма и организовывать свои.

17 февраля 2011 года

• 29 апреля – 8 мая состоится путешествие Гонконг – Сингапур. Вся наша поездка будет одним большим тренингом по главным вопросам мировой экономики на примере истории Сингапура и Гонконга.

14 февраля 2011 года

• Я по-прежнему в Египте - тут хорошо :) Занимаюсь фри-дайвингом, йогой, работаю удаленно (в т.ч. проводу консультации по скайп).
  Наш бизнес лагерь состоится в Москве 11-17 апреля. Есть около 10 мест - вы можете принять участие. Пока что действуют скидки.
  Вот видео и фото из тех 2,5 дней бизнес-лагеря, что мы успели тут провести. А вот свежие видео о жизни в Дахабе.
  28 февраля начинаем корпоративный проект в Рязани.

3 февраля 2011 года

• Друзья!
  Я пишу эти строки из Египта из славного города Дахаб. Здесь все тихо, мирно, и вообще прекрасно, несмотря на весь шум, поднятый в российских СМИ. Да, в Каире и Александрии происходят политические события, но Синайский полуостров все это почти не затрагивает.
  Чтобы получать объективную информацию, рекомендую смотреть BBC и CNN. Впрочем, это касается не только ситуации в Египте, но и всего остального (например, российских событий).
  Наш бизнес-лагерь начинается завтра, хотя участников меньше, чем планировалось. Некоторые еще присоединятся к нам, если смогут добраться сюда несмотря на запреты. Это действительно безопасно.
  Для остальных, скорее всего, в ближайшие месяцы будет "дубль 2". Наверное, в одном из пансионатов Подмосковья. Анонс будет позже. Кому актуально - присылайте заявки. Контакты см. на сайте справа.
  А пока я буду выкладывать в своем блоге краткий репортаж о том, что тут происходит и свои мысли по этому поводу. Следите! ;)

30 января 2011 года

• Завтра утром я улетаю в Дахаб проводить бизнес-лагерь. По свежим сведениям от жителей этого славного Египетского города - там все тихо-спокойно: светит солнце, люди расслабленны, занимаются йогой, серфингом, фридайвингом и пр.
  Если Вы хотите присоединиться к нам, еще есть 2 дня, чтобы принять решение. Лагерь будет проходить с 3 по 12 февраля. Сейчас в Египте перебои с Интернетом, однако я буду доступен по местному номеру: +20104174131. В Москве работает номер +7 (495) 926-26-09. Звоните на него, и мой помощник Вам ответит. Надеюсь, Интернет в Египте заработает, и я смогу читать Ваши письма: .
  По возвращении из Дахаба я анонсирую увлекательную поездку в Гонконг и Сингапур, которая состоится с 28 апреля по 8 мая.

29 января 2011 года

• Ура - мы сделали это! Провели вторую конференцию "Как навести порядок в своем бизнесе", в которой приняли участие 300+ владельцев бизнеса и руководителей из 60+ городов России и стран СНГ. Спасибо спикерам, команде и всем участникам!
  Через некоторое время Вы сможете купить диск с ее профессиональной видео-записью. Следите за анонсами.
  ***
  Посмотреть «Архив новостей сайта».